Onderzoek naar Workflow binnen MedMij afgerond

In de zorg worden handelingen tussen de zorgverlener en de patiënt vaak in een bepaalde volgordelijkheid uitgevoerd. Zo gaan er acties over en weer tussen betrokkenen. Stichting MedMij ontwikkelde het concept Workflow om deze volgordelijkheid van handelingen te kunnen ondersteunen met behulp van een PGO. De PGO kan ingezet worden bij het uitvoeren van taken door de patiënt. MedMij gaf PROVES de opdracht om aan de hand van een Proof of Concept (PoC) de technische en functionele specificaties voor het concept Workflow verder uit te werken, te realiseren en te beproeven. We kunnen concluderen dat deze beproeving succesvol was.

Hoe werkt het concept Workflow?

Het concept Workflow maakt taak- en/of berichtenverkeer tussen de PGO-gebruiker en zorgaanbieder mogelijk. Denk bijvoorbeeld aan het invullen van zelfmetingen. De zorgaanbieder vraagt de PGO-gebruiker om bepaalde zelfmetingen in te vullen en vervolgens te delen met de zorgaanbieder. De PGO-gebruiker krijgt een notificatie van de taak, verzamelt deze taak in de PGO, vult de zelfmetingen in en stuurt deze vervolgens terug naar de zorgaanbieder. De zorgaanbieder ontvangt een melding dat de PGO-gebruiker de zelfmetingen heeft gedeeld en kan de resultaten hiervan inzien.

Opzet onderzoek

PROVES voerde de PoC Workflow in samenwerking met Stichting MedMij, ChipSoft en Zodos uit met als doel het concept Workflow technisch en functioneel te beproeven. In de eerste fase van de PoC gaven de deelnemers input op de technische specificaties van het concept Workflow. Ook werd er, in samenwerking met een UX-expert, input opgehaald voor de functionele specificaties. Tijdens een UX-traject zijn voorbeeldschermen ontwikkeld waarop feedback werd opgehaald bij PGO-gebruikers.

De technische beproeving toonde aan dat het mogelijk is dat een zorgaanbieder een taak klaarzet voor een PGO-gebruiker, namelijk het invullen van een vragenlijst. De PGO-gebruiker kan vervolgens deze taak verzamelen bij de zorgaanbieder en wordt zo automatisch naar de aanbiedermodule geleid om de vragenlijst te beantwoorden in het portaal. Nadat de PGO-gebruiker de vragenlijst heeft ingevuld in het portaal, kan de PGO-gebruiker de resultaten van de vragenlijst inzien in de PGO. Middels deze beproeving is zowel de werking van workflow in combinatie met aanbiedermodules aangetoond, als de werking van enkel workflow (middels het inzien van ingevulde vragenlijst in PGO).

De beproeving van de concepten Aanbiedermodules en Workflow is te zien in deze demonstratievideo.

Belangrijkste bevindingen

De PoC leidde tot verdere uitwerking van de functionele en technische specificaties en 18 bevindingen met aanbevelingen. De voornaamste bevindingen zijn:

• De regie ligt altijd bij de PGO-gebruiker, dus alleen op initiatief van de PGO-gebruiker kan een abonnement worden afgesloten. Deelnemers geven aan dat zolang een abonnement nog niet is afgesloten, de workflow-taken nog niet naar de DVP kunnen worden gestuurd.
• Langdurige Toestemming moet toestemming voor het uitwisselen van workflow-taken omvatten. Ten tijde van de PoC was nog niet duidelijk welke toestemming Langdurige Toestemming exact zou omvatten. Daarom hebben PoC-deelnemers expliciet aangegeven dat ze ook langdurige toestemming willen geven voor het uitwisselen van workflow-taken.
• De DVP kan een workflow aanbieden aan de PGO-gebruiker, maar niet alle gegevensdiensten ondersteunen nog die workflow. Een zorgverlener kan bijvoorbeeld een workflow voor zelfmetingen klaarzetten. De workflow kan worden verzameld, maar als de PGO de gegevensdienst Delen Zelfmetingen niet ondersteunt, kan de taak niet worden afgemaakt.

PROVES heeft alle bevindingen opgeleverd aan MedMij en het ontwikkelteam van het MedMij Afsprakenstelsel.

Vervolgstappen

Omdat de bevindingen en aanbevelingen gebaseerd zijn op een beproeving met een klein aantal leveranciers, is het gewenst om deze bevindingen breder te delen en opnieuw, zodra noodzakelijke bevindingen zijn opgelost, te beproeven. Pas hierna kunnen we daadwerkelijk het concept Workflow releasen. De opgedane bevindingen worden meegenomen in de ontwikkelwerkzaamheden, naar verwachting zal deze eerste release later in 2024 volgen.

De volledige rapportage is hieronder te downloaden.